Polisi Diogelu Data
Cyflwyniad
Mae Ysgol Coed-Y-Gof yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol am staff, disgyblion, rhieni ac unigolion eraill sy’n dod i gysylltiad â’r ysgol. Cesglir y wybodaeth hon er mwyn ei galluogi i ddarparu Addysg a swyddogaethau cysylltiedig eraill. Yn ogystal, mae’n bosibl y bydd gofyniad cyfreithiol i gasglu a defnyddio gwybodaeth i sicrhau bod yr ysgol yn cydymffurfio â'i rhwymedigaethau statudol.
Mae gan ysgolion ddyletswydd i roi gwybodaeth i unigolion gan gynnwys rhieni a disgyblion am y wybodaeth a gedwir ganddynt. Dylai’r wybodaeth hon grynhoi pam ei bod yn cael ei chadw ac unrhyw bartïon eraill y gellir ei throsglwyddo iddynt. Bydd ysgolion yn rhoi gwybod i unigolion am hyn drwy Brosesu Teg mewn iaith gryno, glir, syml ac am ddim.
Diben
Diben y polisi hwn yw sicrhau y caiff gwybodaeth bersonol ei thrin yn gywir ac yn ddiogel ac yn unol â’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), a deddfwriaeth gysylltiedig arall. Bydd yn berthnasol i bob gwybodaeth sy’n cael ei chadw mewn ffeiliau papur neu electronig ac ni fydd yn ystyried y ffordd y caiff ei chasglu, ei defnyddio, ei chofnodi, ei storio a'i dileu.
Bydd yr holl staff sy’n ymwneud â chasglu, prosesu a datgelu data personol yn ymwybodol o’u dyletswyddau a’u cyfrifoldebau trwy gadw at y canllawiau hyn.
Beth yw Gwybodaeth Bersonol?
Caiff gwybodaeth neu ddata personol ei diffinio fel data sy’n perthyn i unigolyn byw y gellir ei adnabod o’r data hwnnw, neu wybodaeth arall sy’n cael ei chadw fel y diffinnir yn y GDPR.
Egwyddorion y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR):
Mae’r GDPR yn sefydlu chwe egwyddor gorfodadwy y mae’n rhaid eu dilyn bob amser sef bod rhaid i wybodaeth fod:
Datganiad Cyffredinol
Mae’r ysgol wedi ymrwymo i ddilyn yr egwyddorion uchod ar bob adeg. Bydd yr ysgol felly yn:
yn briodol ac yn ddiogel
Hawliau mynediad at wybodaeth
Mae dwy hawl ar wahân i fynediad at wybodaeth sy’n cael ei chadw gan ysgolion am ddisgyblion:
1. Dan y GDPR, mae gan unrhyw unigolyn yr hawl i wneud cais i gael mynediad at y wybodaeth a gedwir amdano.
2. Hawl y sawl sy'n gymwys i gael mynediad at gofnodion cwricwlaidd ac addysgol fel y'i diffinnir o fewn Rheoliadau Gwybodaeth am Addysg Disgyblion (Cymru) 2004.
Hawliau Unigol
Mae’r GDPR yn rhoi’r hawliau canlynol i unigolion:
Bydd yr ysgol yn rhoi gwybodaeth gryno, amlwg, ddealladwy a hawdd ei chyrchu ynghylch prosesu data personol i unigolion drwy’r Hysbysiad Preifatrwydd. Caiff y wybodaeth hon ei hysgrifennu mewn iaith glir a syml a bydd yn nodi sut y caiff data personol ei phrosesu yn yr ysgol.
Bydd yr ysgol yn galluogi unigolion i gael mynediad at eu data personol a gwybodaeth ategol; caiff hyn ei brosesu ar sail Cais Gwrthrych am Wybodaeth. Bydd Ceisiadau Gwrthrych am Wybodaeth am ddim a chânt eu prosesu yn unol â'r gofynion a'r amserlenni statudol.
Mae’r ysgol yn ymrwymo i gywiro data personol os yw’r wybodaeth honno yn anghywir neu anghyflawn gan roi gwybod i drydydd partïon perthnasol am hynny.
Bydd yr ysgol yn ymateb i gais i gywiro gwybodaeth cyn pen un mis o dderbyn y cais, os ystyrir bod y cais i gywiro gwybodaeth yn gymhleth bydd yn ymateb iddo cyn pen deufis.
Os na all yr ysgol weithredu mewn ymateb i gais i gywiro gwybodaeth byddwn yn ysgrifennu at y person dan sylw i esbonio'r rheswm am hynny, a bydd gan yr unigolyn wedyn yr hawl i wneud cwyn i'r swyddog diogelu data ysgolion.
Bydd yr ysgol yn ystyried ceisiadau unigol i ddileu neu gael gwared â data personol pan nad oes unrhyw reswm cymhellol dros barhau i’w brosesu.
Bydd ysgolion yn rhoi gwybod i drydydd partïon perthnasol ynghylch dileu data personol; oni bai bod hynny’n amhosibl, neu’n golygu gormod o waith.
Bydd yr ysgol yn sicrhau y caiff y gwaith o brosesu data ei gyfyngu yn unrhyw un o'r amgylchiadau canlynol:
Os yw’r gwaith o brosesu data wedi’i gyfyngu, yna bydd yr ysgol yn rhoi gwybod i unrhyw drydydd partïon perthnasol
Bydd yr ysgol yn cydymffurfio â cheisiadau unigol i drosglwyddo data am ddim a chyn pen un mis o dderbyn y cais.
Bydd yr ysgol yn cydymffurfio â hawl yr unigolyn i wrthwynebu prosesu data a bydd yn rhoi'r gorau i brosesu data personol oni bai bod rhesymau cyfreithiol cymhellol dros ei brosesu neu pan fo'r prosesu mewn perthynas â hawliad cyfreithiol.
Bydd yr ysgol yn rhoi gwybod i unigolion am eu hawl i wrthwynebu ar y cam cyntaf wrth gyflwyno Hysbysiad Preifatrwydd yr ysgol.
Ni fydd yr ysgol yn defnyddio dulliau gwneud penderfyniadau awtomatig nac yn creu proffiliau o unrhyw unigolion.
Mae’r ysgol yn nodi’n glir yn ei Hysbysiad Preifatrwydd ba wybodaeth a gesglir/ddefnyddir ganddi a pham fod hynny’n berthnasol.
Ceisiadau Gwrthrych am Wybodaeth
Bydd yr ysgol yn prosesu’r holl geisiadau gwrthrych am wybodaeth ac yn rhoi copi o’r wybodaeth am ddim i’r ceisydd cyn pen un mis o dderbyn y cais.
Bydd yr ysgol yn codi ffi pan fo cais yn amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol, yn enwedig os yw’n ailadroddus.
Mae copïau pellach o’r wybodaeth ar gael am gost resymol.
Os yw ceisiadau yn gymhleth neu’n niferus yna ceidw'r ysgol yr hawl i ymestyn y cyfnod cydymffurfio am ddau fis arall. Bydd yr ysgol yn rhoi gwybod i unigolion yn yr achos hwnnw.
Os yw cais yn amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol ceidw’r ysgol yr hawl i wrthod y cais hwnnw. Bydd yr ysgol yn cysylltu â'r unigolyn ac yn esbonio pam na all gydymffurfio â'r cais gan roi gwybod iddo am ei hawl i gwyno i'r swyddog diogelu data ysgolion.
Bydd yr ysgol yn cadarnhau hunaniaeth yr unigolyn sy’n gwneud y cais gan ddefnyddio dulliau rhesymol.
Cwynion
Dylid cyfeirio cwynion mewn perthynas â phrosesu data personol at y swyddog diogelu data ysgolion.
Adolygu
Caiff y polisi hwn ei adolygu’n flynyddol. Cynhelir yr adolygiad polisi gan y Pennaeth, neu gan gynrychiolydd a enwebir.
Cysylltiadau
Os oes gennych unrhyw ymholiadau mewn perthynas â’r polisi hwn, cysylltwch â [ENW'R PENNAETH] ar [RHIF CYSWLLT] a fydd hefyd yn gweithredu fel pwynt cyswllt ar gyfer unrhyw geisiadau am ddata personol.
Mae rhagor o gyngor a gwybodaeth ar gael gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
Swyddfa’r Comisiynwyr Gwybodaeth
Tŷ Wycliffe
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaerlleon
SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113 – Mae’r llinell gymorth ar agor o 9am tan 5pm, dydd Llun i ddydd Gwener
E-bost: casework@ico.org.uk
All website content copyright © Ysgol Gymraeg Coed Y Gof
Website design by PrimarySite