Rhyddid Gwybodaeth

Polisi Rhyddid Gwybodaeth

 

Cyflwyniad

 

Dylunir Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 er mwyn hybu bod yn agored a thryloywder mwy yn y sector cyhoeddus. Dan y Ddeddf mae gan unrhyw berson yr hawliau i gael mynediad at wybodaeth wedi’i chofnodi a gedwir gan yr Ysgol, yn amodol ar eithriadau cyfyngedig penodol.

 

Mae Ysgol Coed-Y-Gof wedi ymrwymo i fod yn agored a thryloyw o ran darparu gwybodaeth i bob person neu sefydliad sy’n gwneud cais amdani. Mae’r polisi hwn yn nodi ein hymateb i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a fframwaith ar gyfer rheoli ceisiadau.

Caiff copïau o ddogfennau cyfeirio, megis datganiadau polisi a chanllawiau ar weithdrefnau eu rhoi am ddim neu fel y’u cyhoeddwyd yn ein Cynllun Cyhoeddiadau sydd ar gael yn swyddfa'r Ysgol.

Ymdrin â chais

Rhaid i’ch cais fod yn ysgrifenedig (llythyr, e-bost neu ffacs) er mwyn sicrhau bod datganiad clir gennym o’r cais.

Byddwn yn darparu gwybodaeth mewn da bryd, gan ddibynnu ar yr amodau canlynol, sydd wedi eu seilio ar ein dyletswyddau yn unol â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

Byddwn yn ymateb i’ch cais ymhen 20 diwrnod gwaith*.

*Noder: Mae dyddiau gwaith yn cyfeirio at dymor yr ysgol yn unig fel y’i nodwyd yn Offeryn Statudol 3364 y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Mewn rhai amgylchiadau efallai na fyddwn yn rhoi gwybodaeth y gwnaethoch gais amdani ar sail un o’r eithriadau perthnasol dan y ddeddfwriaeth.

Er y byddwn yn rhoi’r rhan fwyaf o’r wybodaeth am ddim, efallai y byddwn yn codi tâl am lungopïo/argraffu/ffacsio/postio dogfennau hirach pan na nodir bod y wybodaeth y gofynnwyd amdani yn ein Cynllun Cyhoeddiadau ar gael am ddim neu am dâl penodol. Os byddwch yn gofyn am wybodaeth ar fformat arall sy’n ddrud, efallai y codwn dâl am hynny, gan ddibynnu ar ddeddfwriaeth, megis Deddf Gwahaniaethu ar Sail Anabledd. (Gweler ‘Costau’ isod).

Os bwriadwn godi tal am wybodaeth sy’n cael ei rhoi, byddwn yn dweud wrthych y gost cyn ei rhoi (trwy hysbysiad o gost) a byddwn yn darparu’r wybodaeth pan fyddwn yn cael y taliad (arian parod neu siec). Nid yw’r amser a ganiateir i ni baratoi’r wybodaeth (20 diwrnod gwaith*) yn cynnwys y cyfnod rhwng cyhoeddi hysbysiad o gost a derbyn y taliad.

Efallai na fyddwn yn gallu darparu’r wybodaeth y gwnaed cais amdani am unrhyw un o’r rhesymau canlynol:

• Nid yw’r wybodaeth gennym
• Rydym yn gweithredu eithriad i ddatgelu
• Byddai’r gost i’r ysgol yn fwy na £450.00 i ddarparu’r wybodaeth (mae’r ffigur hwn wedi ei gosod gan y Llywodraeth ac wedi ei seilio ar y ffaith y byddai angen mwy na 18 awr o waith unigolyn i gasglu’r wybodaeth).

Os na allwn ddarparu’r wybodaeth fe wnawn y cwbl y gallwn i’ch cynghori ar sut y gallech ddod o hyd i’r wybodaeth o fan arall neu mewn modd gwahanol er mwyn cadw’r costau i lawr.

Bydd Ysgol Coed-Y-Gof yn gofyn am gyngor gan Dîm Llywodraethiant Gwybodaeth yr Awdurdod Lleol yn ôl yr angen er mwyn cadarnhau unrhyw bwyntiau neu er mwyn datrys unrhyw anghydfod dros geisiadau gwybodaeth.

Cynllun Cyhoeddiadau

Mae Ysgol Coed-Y-Gof wedi mabwysiadu’r Cynllun Cyhoeddiadau Model ar gyfer ysgolion a gymeradwywyd gan y Comisiynydd Gwybodaeth.

Costau

1. tâl cyffredinol am lungopïo, argraffu a ffacsio neu e-bostio gwybodaeth fel atodiad yw 10c fesul dalen. Codir costau postio ar y gyfradd briodol. n achos eitemau mwy swmpus, bydd y tâl gaiff ei godi yn dibynnu ar p’un a ydym amcangyfrif y byddai’n costio mwy, neu lai, na £450.00 i ddarparu’r wybodaeth.

Yn y rhan helaethaf o achosion bydd y gost yn llai na £450.00 ac yn yr achos hwnnw ni fyddwn yn codi tâl, heblaw am lungopio, argraffu, ffacsio a phostio. Efallai y byddwn hefyd yn codi tâl am unrhyw waith angenrheidiol i gyflwyno'r wybodaeth yn y fformat sydd ei angen, a gallai hynny gynnwys, er enghraifft:

• crynhoi’r wybodaeth;
• rhoi’r wybodaeth ar CD, DVD;
• cyfieithu’r wybodaeth i iaith arall.

Ni fyddwn fel rheol yn codi tâl am gyflwyno gwybodaeth mewn fformat arall pan fo’r cais yn cael ei wneud ar sail anabledd.

Cwynion

Os na dderbyniwch ein rhesymau dros wrthod datgelu’r wybodaeth y gwnaed cais amdani, dylech ysgrifennu at Gadeirydd Llywodraethwyr yr ysgol yn y lle cyntaf. Os na fyddwch yn fodlon ar ei ymateb, efallai yr hoffech gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth:

Swyddfa’r Comisiynwyr Gwybodaeth
Tŷ Wycliffe
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaerlleon
SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113 – Mae’r llinell gymorth ar agor o 9am tan 5pm, dydd Llun i ddydd Gwener

E-bost: casework@ico.org.uk